Supply Chain Management

De Groep is vastbesloten om onze duurzaamheidsinspanningen uit te breiden naar de gehele toeleveringsketen. Als toonaangevend professioneel sportmerk met een uitgebreid distributienetwerk zetten we onze invloed in en gebruiken we onze inkoopkracht om duurzame bedrijfspraktijken bij leveranciers te bevorderen. Door ESG-gerelateerde criteria te integreren in de beoordeling van potentiële en bestaande leveranciers, zorgen we ervoor dat partners in de toeleveringsketen voldoen aan onze duurzaamheidseisen. Raadpleeg ons Handboek voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) voor meer informatie.

Om tegemoet te komen aan de zorgen van belanghebbenden over productkwaliteit en -veiligheid, implementeert de Groep diverse kwaliteitscontrolemaatregelen, waaronder regelmatige monitoring en beoordeling van de prestaties van leveranciers. De verschillende initiatieven zorgen ervoor dat consistent hoogwaardige producten worden geproduceerd en minimaliseren het risico op grootschalige terugroepacties.

Als toonaangevend sportmerk zetten we ons in om onze duurzaamheidsinspanningen in de gehele toeleveringsketen uit te breiden. Door onze marktpositie en inkoopkracht te benutten, stimuleren we leveranciers om duurzame werkwijzen te omarmen. Om ervoor te zorgen dat leveranciers voldoen aan onze duurzaamheidseisen, hebben we ESG-criteria geïntegreerd in onze leveranciersbeoordelingen voor zowel potentiële als bestaande leveranciers.

In mei 2023 heeft de Groep haar handboek voor maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) met leveranciers bijgewerkt, in lijn met de Chinese richtlijnen voor MVO-due diligence en de relevante eisen van de sector, om de duurzaamheid met haar belangrijkste zakenpartners beter te kunnen waarborgen. Het handboek is nu beschikbaar op de Xtep-website.

Onze productie is sterk afhankelijk van de materialen die onze leveranciers leveren, van wie we de meeste productonderdelen betrekken. In 2023 werd 69% van onze schoenenproductie en 89% van onze kledingproductie uitbesteed. De Groep werkt samen met 573 leveranciers wereldwijd, waarvan 569 in China en 4 in het buitenland.

We delen onze leveranciers in verschillende categorieën in om onze leveranciersbasis beter te begrijpen. Om het risicomanagement in onze toeleveringsketen te versterken, hebben we de definities van leveranciersclassificatie dit jaar verfijnd door de reikwijdte van categorie 2 te verbreden en leveranciers van grondstoffen als categorie 3 op te nemen. Eind dit jaar hadden we 150 leveranciers in categorie 1 en 423 in categorie 2. Het verbeteren van de samenwerking met leveranciers in categorie 3 blijft een prioriteit in onze zoektocht naar optimale duurzaamheid.

Ons toeleveringsketennetwerk brengt diverse milieu- en sociale risico's met zich mee. Om deze risico's te minimaliseren, hanteren we uitgebreide, eerlijke en transparante inkoopprocedures. Het Supplier Management Centre en speciale teams van de verschillende merken werken nauw samen met leveranciers om hoge prestaties te garanderen. We moedigen alle leveranciers, zakenpartners en geassocieerden aan om normen op het gebied van milieu, maatschappij en ethisch ondernemen na te leven die aansluiten bij de eisen van de Groep. Al deze eisen zijn vastgelegd in onze Gedragscode voor Leveranciers en ons Handboek voor Leveranciersmanagement. We verwachten van onze partners dat zij zich hier gedurende onze samenwerking aan houden.

We screenen alle potentiële leveranciers streng door middel van een initiële kwalificatie- en compliance-controle, uitgevoerd door het Supplier Management Centre (SMC). Leveranciers die deze initiële screening doorstaan, worden onderworpen aan audits op locatie, uitgevoerd door gekwalificeerde interne auditors van onze afdelingen voor supply chain-ontwikkeling, kwaliteitscontrole en operationele zaken. Deze inspectie op locatie is van toepassing op leveranciers, waaronder leveranciers van grondstoffen voor schoenen en kleding, hulp- en verpakkingsmaterialen, eindproducten en halffabrikaten. Relevante eisen zijn aan leveranciers gecommuniceerd via onze Gedragscode voor Leveranciers.

In 2023 hebben we onze eisen voor maatschappelijke verantwoordelijkheidsaudits in de toelatingsfase van leveranciers aangescherpt om leveranciers die niet aan onze eisen op het gebied van maatschappelijke verantwoordelijkheid voldoen, uit te sluiten. Gedurende het jaar hebben we 32 nieuwe formele en tijdelijke leveranciers aan ons netwerk toegevoegd en de toelating van twee leveranciers geweigerd vanwege zorgen over de veiligheidsprestaties. De leveranciers werden verzocht de geconstateerde veiligheidsrisico's naar behoren aan te pakken en te verhelpen, zodat zij in aanmerking komen voor verdere toelatingsprocedures.

Voor buitenlandse leveranciers schakelen we externe partijen in om leveranciersaudits uit te voeren die betrekking hebben op aspecten zoals dwangarbeid, gezondheid en veiligheid, kinderarbeid, lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden, werktijden, discriminatie, milieubescherming en terrorismebestrijding.

Bestaande leveranciers worden ook beoordeeld aan de hand van documentenonderzoek, inspecties ter plaatse en interviews met medewerkers. Tussen oktober en december 2023 heeft het kernmerk Xtep jaarlijkse beoordelingen uitgevoerd bij alle belangrijke leveranciers van kleding en afgewerkte producten, waarmee meer dan 90% van onze belangrijkste Tier 1-leveranciers werd gecontroleerd. De audit voor Tier 2-leveranciers van materialen zal in 2024 van start gaan.

Er werden 47 Tier 1-leveranciers van het kernmerk Xtep gecontroleerd, waaronder leveranciers van kleding, schoenen en geborduurde artikelen. 34% van de gecontroleerde leveranciers voldeed ruimschoots aan onze eisen, 42% voldeed aan de criteria en 23% presteerde onder de verwachtingen. De toename van het aantal leveranciers dat niet aan onze verwachtingen voldeed, was voornamelijk te wijten aan de aangescherpte beoordelingsnormen. Drie van deze leveranciers werden na een nieuwe controle geschorst. De overige leveranciers die niet aan onze verwachtingen voldeden, werden verzocht om vóór eind juni 2024 verbeteringen door te voeren.

Voor nieuwe merken voeren we voornamelijk jaarlijkse audits door derden uit op schoenproducten, met een focus op mensenrechten en terrorismebestrijding. We stellen jaarlijks een beoordelingsrapport op. Eventuele geconstateerde afwijkingen worden aan de leveranciers gecommuniceerd, met de verwachting dat zij binnen een bepaalde termijn corrigerende maatregelen zullen treffen. Een tweede audit wordt uitgevoerd om de effectiviteit van de corrigerende maatregelen te waarborgen. Leveranciers die niet aan de zakelijke behoeften en normen van de Groep kunnen voldoen, kunnen worden uitgesloten. In 2023 hebben alle leveranciers van de nieuwe merken de beoordeling met succes doorstaan.

De criteria voor het beoordelen en toepassen van de resultaten van de sociale verantwoordelijkheidsbeoordelingen van leveranciers worden als volgt samengevat:

Om leveranciers te ondersteunen bij het voldoen aan de verwachtingen van de Groep met betrekking tot milieu- en sociale prestaties, gaan we continu met hen in gesprek om hun beperkingen te begrijpen en hen de vaardigheden en kennis bij te brengen die nodig zijn voor betere ESG-prestaties. Deze gesprekken stellen ons ook in staat potentiële milieu- en sociale risico's in de toeleveringsketen te identificeren en te minimaliseren.

Gedurende het jaar hebben we ESG-trainingen gegeven aan vertegenwoordigers van de leveranciers van schoenen en kleding voor ons kernmerk. In totaal hebben 45 leveranciersvertegenwoordigers deze sessies bijgewoond, waarin we onze verwachtingen ten aanzien van sociale en milieuvriendelijke praktijken hebben benadrukt en het bewustzijn van leveranciers over duurzaamheid in de toeleveringsketen hebben vergroot.

Daarnaast hebben we externe experts ingeschakeld om regelmatig trainingen over ESG-onderwerpen te organiseren voor onze buitenlandse leveranciers. Verder hebben we uniforme trainingen over anticorruptiebeleid aangeboden aan nieuwe medewerkers van onze nieuwe merken. De resultaten van al deze trainingen werden als bevredigend beschouwd.

Kwaliteitsborging is cruciaal voor onze productieprocessen. Onze producten worden onderworpen aan strenge kwaliteitscontroles, die ervoor zorgen dat alleen artikelen die voldoen aan de kwaliteitseisen van de Groep aan onze klanten worden verkocht. Onze kwaliteitscontroleteams zijn verantwoordelijk voor de kwaliteitscontroleprocessen, waaronder steekproefsgewijze testen en inspecties om de kwaliteitscontrole bij leveranciers te verbeteren.

We beschikken over een ISO 9001-gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem om de kwaliteit van onze eigen producten te waarborgen door middel van gestandaardiseerde productieprocessen. In de R&D-fase voert ons normenteam grondige tests en verificaties uit op producten en materialen om normen te ontwikkelen die geschikt zijn voor massaproductie. Dit jaar hebben we ook nieuwe managementspecificaties geïmplementeerd voor het stapelen van kledingdozen en de opslag ervan. In 2023 heeft het normenteam 22 kwaliteitsnormen voor kleding opgesteld en herzien (waaronder 14 bedrijfsnormen en 8 interne controlenormen) en meegewerkt aan het opstellen van 6 nationale kledingnormen en het herzien van 39 nationale normen, allemaal gericht op het verbeteren van het kwaliteitsmanagementsysteem.

In september 2023 organiseerde Xtep een discussiesessie om de fysisch-chemische testen van mesh-materialen die in schoenen worden gebruikt te verbeteren. Aan de sessie namen mesh-leveranciers, technici, onderaannemers en vertegenwoordigers van fabrieken voor eindproducten deel. De discussie richtte zich op de specifieke eisen voor het gebruik van nieuwe materialen. Xtep benadrukte de noodzaak van een uitgebreide beoordeling en beperking van potentiële risico's in de vroege ontwerpfase van de ontwikkeling, evenals de noodzaak van verfijning in de selectie van grondstoffen en procesvoering, met strikte naleving van vastgestelde protocollen.

Dit jaar heeft Xtep erkenning gekregen voor de productkwaliteit van verschillende organisaties:

• De directeur van het kwaliteitsmanagementcentrum van Xtep ontving de onderscheiding "Vooraanstaande professional in standaardisatiewerk", waarmee Xtep's positie op het gebied van normen binnen de textiel- en kledingindustrie werd versterkt en de reputatie van het merk werd verbeterd.
• Het kledingtestcentrum van Xtep nam deel aan de "Fibre Inspection Cup"-testvaardigheidswedstrijd, georganiseerd door het Fujian Fibre Inspection Bureau. Vijf testingenieurs namen deel en wonnen de eerste prijs in de groepswedstrijd.

Tijdens de productiefase bewaken de kwaliteitsmanagementteams de kwaliteit en veiligheid van grondstoffen en eindproducten. Ze voeren ook regelmatig kwaliteitscontroles uit op het productieproces en strenge productkwaliteitsinspecties om ervoor te zorgen dat de eindproducten van onze leveranciers voldoen aan de fysieke en chemische normen voordat ze aan klanten worden geleverd. Daarnaast voert Xtep maandelijks steekproefsgewijze tests uit bij haar Tier 1- en Tier 2-leveranciers. Grondstoffen, lijmen en eindproducten worden elk kwartaal naar nationaal gecertificeerde externe laboratoria gestuurd, zodat de eindproducten voldoen aan de nationale normen en de voorschriften voor productkwaliteit en -veiligheid.

Om de productkwaliteit te verbeteren, heeft de groep een speciale kwaliteitscontrolekring opgericht voor artikelen zoals donsjassen en schoenen. Dit zorgt voor een continue kwaliteitsverbetering binnen specifieke productcategorieën. Het team voert tevens concurrentieanalyses uit om productnormen en testmethoden te optimaliseren, met als doel de productkwaliteit en het comfort te bevorderen.

Casestudy

In 2023 organiseerden we een ISO 9001-training voor kwaliteitsmanagers, waarbij alle 51 deelnemers slaagden voor de beoordeling en het certificaat "Kwaliteitsmanagementsystemen - Intern QMS-auditor" ontvingen.

De groep hanteert ook strenge kwaliteitscontroleprocedures voor uitbestede producties en er worden maandelijks kwaliteitsbeoordelingsvergaderingen gehouden om een ​​goed kwaliteitsbeheer te waarborgen. We verbeteren voortdurend de vaardigheden van onze medewerkers op het gebied van productkwaliteitsbeheer en ondersteunen hen bij deelname aan trainingen zoals de training over schimmelwerende maatregelen van Micropak en de training over testprocedures van SATRA. In 2023 introduceerden K·SWISS en Palladium geautomatiseerde zeefdrukmachines, lasermachines, hoogwaardige computergestuurde automatische draadmachines, computergestuurde naaimachines, digitale printapparatuur en andere apparatuur en technologieën om de productkwaliteit en productieprocessen te verbeteren. Tegelijkertijd implementeerden ze een volledig gesloten, milieuvriendelijke assemblagelijn.

Om op de hoogte te blijven van de feedback van onze klanten, overlegt onze verkoopafdeling wekelijks met onze afdelingen voor supply chain management. Daarnaast bezoekt ons kwaliteitsmanagementteam fysieke winkels om markttrends en klantbehoeften te begrijpen.

We ondersteunen onze leveranciers proactief bij het opbouwen van capaciteit voor kwaliteitscontrole en -management om de algehele productkwaliteit van de Groep te bevorderen. We hebben trainingen verzorgd over testkennis en professionele vaardigheden voor externe samenwerkende leveranciers en laboratoriumpersoneel, gevolgd door beoordelingen en certificeringen. Dit heeft bijgedragen aan de verbetering van de kwaliteitsmanagementsystemen van onze leveranciers en eind 2023 waren 33 leverancierslaboratoria gecertificeerd, waaronder leveranciers van kleding, drukwerk, materialen en accessoires.

We verzorgden FQC/IQC-certificeringstrainingen voor Tier 1- en Tier 2-leveranciers om zelfregulering in de kwaliteit van de toeleveringsketen te bevorderen, productnormen te verbeteren en een gunstige groei van de toeleveringsketen te ondersteunen. Daarnaast organiseerden we 17 trainingssessies over kwaliteitsnormen voor kleding, waaraan ongeveer 280 interne en externe vertegenwoordigers van leveranciers deelnamen.

Bij Xtep hanteren we een klantgerichte aanpak, waarbij open communicatie met onze klanten centraal staat om aan hun behoeften te voldoen. We behandelen klachten systematisch door termijnen voor de afhandeling vast te stellen, de voortgang te bewaken en samen te werken aan oplossingen die voor beide partijen aanvaardbaar zijn, om zo de klanttevredenheid te verhogen.

We hebben protocollen opgesteld voor productterugroepacties en kwaliteitskwesties. In geval van een omvangrijke terugroepactie voert ons kwaliteitsmanagementcentrum grondig onderzoek uit, rapporteert de bevindingen aan het hoger management en worden corrigerende maatregelen genomen om toekomstige incidenten te voorkomen. In 2023 hebben we geen omvangrijke terugroepacties gehad vanwege gezondheids- of veiligheidsrisico's. We garanderen klanten reparatie, vervanging of retournering van lokaal verkochte producten, en het kernmerk Xtep heeft een robuust retourprogramma geïmplementeerd. Ons uitgebreide retour- en omruilbeleid staat onvoorwaardelijke acceptatie van gebruikte producten toe.

Onze speciale "400 Hotline" is het eerste aanspreekpunt voor klachten van klanten. Klachten worden geregistreerd, geverifieerd en doorgaans binnen 2 werkdagen beantwoord. Specifieke medewerkers worden ingezet voor complexe gevallen. In 2023 ontvingen we 47.556 klachten via de "400 Hotline". We bellen maandelijks klanten terug om de klanttevredenheid te peilen en feedback te vragen van alle gebruikers van de "400 Hotline". In 2023 behaalden we een tevredenheidspercentage van 92,88%, wat hoger is dan de oorspronkelijke doelstelling van 90%.

⁶ Het aantal klantklachten is aanzienlijk toegenomen, voornamelijk als gevolg van de gestegen productverkoop gedurende het jaar. De verhouding tussen klachten en het totale aantal vragen is echter gedaald ten opzichte van 2022.